Правила обработки писем
Правила обработки писем доступны для организаций, которые подключили «Оптимальный» или «Расширенный» тариф.
Администратор организации может настраивать правила, по которым Почта будет обрабатывать письма сотрудников автоматически: пересылать на другой адрес или удалять из ящика получателя.
Правила можно создавать, редактировать, перемещать в списке, чтобы менять приоритет, и удалять, если они больше не нужны.
Создать правило
- Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
- В меню слева выберите Правила для писем.
- Нажмите кнопку Добавить.
- В блоке Если выполнено составьте условие для обработки писем.
- Пример
-
Сотрудник ушел в отпуск, и нужно пересылать письма, которые ему приходят, на ваш ящик или ящик другого коллеги. Выберите
и укажите электронную почту того, кто в отпуске.
Подробнее о том, как правильно составить условие, см. в специальной статье.
- Добавьте несколько условий, если хотите настроить сложное правило. Условия могут объединяться в группы и иметь иерархическую структуру до четырех уровней вложенности.
- Нажмите кнопку
добавить.
- Выберите параметр нового условия и строгость его соблюдения.
- Введите значение параметра.
- Пример
-
Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и коммерческие предложения. Чтобы под действие правила попадали только предложения, добавьте вторым условием «Коммерческое предложение».
и введите - Нажмите кнопку
группа условий под родительским условием и добавьте несколько дочерних условий.
- Выберите параметры условий и строгость их соблюдения.
- Введите значения параметров.
- Пример
-
Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и акты выполненных работ от подрядчиков. Чтобы под действие правила попадали письма от конкретного подрядчика с вложенными актами выполненных работ, кроме актов по договору № 1152-В:
- Выберитеи укажите электронную почту отправителя.
- Выберите «Акт выполненных работ».и введите
- Выберите «1152-В».и введите
- Выберите.
- Уточните, должны ли условия выполняться одновременно:
- одно из условий — родительское условие сработает, если выполняется хотя бы одно дочернее условие;
- все условия — родительское условие сработает, если выполняются все дочерние условия.
- Под нужным условием или группой условий нажмите кнопку
дублировать — параметры и значения продублируются в новом условии или группе.
- Отредактируйте условие, если это необходимо.
Добавить условиеДобавить группу условийДублировать условие - Если вы добавили несколько условий или групп, уточните, должны ли они выполняться одновременно:
- одно из условий — правило сработает, если выполняется хотя бы одно из условий.
- все условия — правило сработает, если выполняются все условия.
В блоке То это письмо выберите действие:
- Удалить в ящике получателя — письмо удалится до того, как придет в ящик сотрудника.
- Переслать на адрес — письмо придет на указанные адреса.
Примечание. Правило одновременно выполняет не более 30 действий. Например, вы можете настроить удаление писем из ящика одного сотрудника и их пересылку на 29 других адресов.- Если нужно, включите опцию Стоп-правило: правила, расположенные ниже правила с опцией, выполняться не будут, а правила, расположенные выше, сработают.
- Пример
-
Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и коммерческие предложения. На время отпуска его обязанности разделили: один коллега будет работать с коммерческими предложениями, а другой — отвечать на остальные письма. Создайте два правила:
- письма для сотрудника в отпуске, которые содержат фразу «Коммерческое предложение», пересылать первому коллеге (опция Стоп-правило включена).
- письма для сотрудника в отпуске пересылать второму коллеге.
Если в первом правиле не включить опцию Стоп-правило, то второй коллега будет получать все письма, включая коммерческие предложения.
- Нажмите кнопку Создать правило.
Редактировать правило
- Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
- В меню слева выберите Правила для писем.
- Нажмите кнопку Редактировать.
- Справа от нужного правила нажмите значок
.
- Отредактируйте правило и нажмите кнопку Сохранить изменения.
Изменить приоритет правила
- Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
- В меню слева выберите Правила для писем.
- Нажмите кнопку Редактировать.
- Слева от правила нажмите значок
и, удерживая его, переместите правило на позицию выше или ниже.
- Нажмите кнопку Сохранить изменения.
Удалить правило
- Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
- В меню слева выберите Правила для писем.
- Нажмите кнопку Редактировать.
- Справа от правила нажмите значок
. Чтобы удалить все действующие правила, нажмите кнопку Удалить все.
- Нажмите кнопку Сохранить изменения.