Правила обработки писем

  1. Создать правило
  2. Редактировать правило
  3. Изменить приоритет правила
  4. Удалить правило
Внимание. Согласно пункту 3.7 оферты, при подключении доступа администратор обязан уведомить об этом всех пользователей и, при необходимости, получить их письменное согласие (если они не давали его ранее).

Правила обработки писем доступны для организаций, которые подключили «Оптимальный» или «Расширенный» тариф.

Администратор организации может настраивать правила, по которым Почта будет обрабатывать письма сотрудников автоматически: пересылать на другой адрес или удалять из ящика получателя.

Правила можно создавать, редактировать, перемещать в списке, чтобы менять приоритет, и удалять, если они больше не нужны.

Создать правило

Ограничение. Для одной организации можно создать не более 200 правил.
  1. Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
  2. В меню слева выберите Правила для писем.
  3. Нажмите кнопку Добавить.
  4. В блоке Если выполнено составьте условие для обработки писем.
    Пример

    Сотрудник ушел в отпуск, и нужно пересылать письма, которые ему приходят, на ваш ящик или ящик другого коллеги. Выберите Кому → содержит и укажите электронную почту того, кто в отпуске.

    Подробнее о том, как правильно составить условие, см. в специальной статье.

  5. Добавьте несколько условий, если хотите настроить сложное правило. Условия могут объединяться в группы и иметь иерархическую структуру до четырех уровней вложенности.
    Добавить условие
    1. Нажмите кнопку добавить.
    2. Выберите параметр нового условия и строгость его соблюдения.
    3. Введите значение параметра.
    Пример

    Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и коммерческие предложения. Чтобы под действие правила попадали только предложения, добавьте вторым условием Тема → содержит и введите «Коммерческое предложение».

    Добавить группу условий
    1. Нажмите кнопку группа условий под родительским условием и добавьте несколько дочерних условий.
    2. Выберите параметры условий и строгость их соблюдения.
    3. Введите значения параметров.
      Пример

      Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и акты выполненных работ от подрядчиков. Чтобы под действие правила попадали письма от конкретного подрядчика с вложенными актами выполненных работ, кроме актов по договору № 1152-В:

      1. Выберите От кого → содержит и укажите электронную почту отправителя.
      2. Выберите Тема → содержит и введите «Акт выполненных работ».
      3. Выберите Тема → не содержит и введите «1152-В».
      4. Выберите Вложение → имеется.
    4. Уточните, должны ли условия выполняться одновременно:
      • одно из условий — родительское условие сработает, если выполняется хотя бы одно дочернее условие;
      • все условия — родительское условие сработает, если выполняются все дочерние условия.
    Дублировать условие
    1. Под нужным условием или группой условий нажмите кнопку дублировать — параметры и значения продублируются в новом условии или группе.
    2. Отредактируйте условие, если это необходимо.
  6. Если вы добавили несколько условий или групп, уточните, должны ли они выполняться одновременно:
    • одно из условий — правило сработает, если выполняется хотя бы одно из условий.
    • все условия — правило сработает, если выполняются все условия.

  7. В блоке То это письмо выберите действие:

    • Удалить в ящике получателя — письмо удалится до того, как придет в ящик сотрудника.
    • Переслать на адрес — письмо придет на указанные адреса.
    Примечание. Правило одновременно выполняет не более 30 действий. Например, вы можете настроить удаление писем из ящика одного сотрудника и их пересылку на 29 других адресов.
  8. Если нужно, включите опцию Стоп-правило: правила, расположенные ниже правила с опцией, выполняться не будут, а правила, расположенные выше, сработают.
    Пример

    Сотрудник получает на почту служебные письма от коллег и коммерческие предложения. На время отпуска его обязанности разделили: один коллега будет работать с коммерческими предложениями, а другой — отвечать на остальные письма. Создайте два правила:

    • письма для сотрудника в отпуске, которые содержат фразу «Коммерческое предложение», пересылать первому коллеге (опция Стоп-правило включена).
    • письма для сотрудника в отпуске пересылать второму коллеге.

    Если в первом правиле не включить опцию Стоп-правило, то второй коллега будет получать все письма, включая коммерческие предложения.

  9. Нажмите кнопку Создать правило.

Редактировать правило

  1. Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
  2. В меню слева выберите Правила для писем.
  3. Нажмите кнопку Редактировать.
  4. Справа от нужного правила нажмите значок .
  5. Отредактируйте правило и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Изменить приоритет правила

Примечание. Правила выполняются по порядку — чем выше правило в списке, тем раньше оно выполнится. Если для нескольких правил с одинаковыми условиями были заданы действия, которые не могут выполняться одновременно, то сработает правило, расположенное выше в списке.
  1. Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
  2. В меню слева выберите Правила для писем.
  3. Нажмите кнопку Редактировать.
  4. Слева от правила нажмите значок и, удерживая его, переместите правило на позицию выше или ниже.
  5. Нажмите кнопку Сохранить изменения.

Удалить правило

  1. Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
  2. В меню слева выберите Правила для писем.
  3. Нажмите кнопку Редактировать.
  4. Справа от правила нажмите значок . Чтобы удалить все действующие правила, нажмите кнопку Удалить все.
  5. Нажмите кнопку Сохранить изменения.