Совместный доступ: общие и делегированные ящики

К некоторым почтовым ящикам может быть доступ у нескольких человек одновременно. Это возможно, если ящик:

• Делегированный — к ящику одного сотрудника настроены права доступа для других сотрудников, например на время отпуска владельца.
• Общий — у такого ящика нет конкретного владельца: им пользуются несколько сотрудников, например из одного отдела.

Обратите внимание:

1. Доступ к другим почтовым ящикам пока можно получить только через почтовый клиент по протоколам IMAP и SMTP.

2. Управление доступом к общим и делегированным ящикам пока осуществляется только по API.

Лимиты

Параметр	Делегированные ящики	Общие ящики
Количество ящиков в организации	200	50
Количество ящиков, к которым может иметь доступ один пользователь	10 (общий лимит)
Количество пользователей, которые могут иметь доступ к одному ящику	10	10

Роли и права доступа

Режимы отправки писем

Отправлять письма из чужого ящика можно в двух режимах:

• «Отправить от имени» (Send on behalf) — в заголовке письма указывается, что оно отправлено другим сотрудником от имени владельца делегированного ящика (или от имени общего ящика). То есть получатель видит фактического отправителя письма. Например, если сотрудник Алексей Иванов отправляет письмо от имени своего начальника Сергея Петрова, получатель увидит примерно следующее: «От имени Сергея Петрова, Алексей Иванов».

• «Отправить как» (Send as) — для получателя письмо выглядит так, как будто владелец ящика отправил его лично. То есть при отправке как с адреса делегированного ящика, так и с адреса общего ящика получатель не видит фактического отправителя. Например, если сотрудник Алексей Иванов отправляет письмо из ящика своего начальника Сергея Петрова, получатель увидит только имя Сергея Петрова.

Сможет ли сотрудник выбрать способ отправки письма, если предоставить ему оба вида доступа?

Да, если такую возможность поддерживает его почтовый клиент. Инструкции по настройке почтовых клиентов есть в Справке для пользователей.

Роли сотрудников

Сотрудник, которому предоставляется доступ к почтовому ящику коллеги, могут быть доступны следующие действия:

Ограниченная отправка писем по SMTP (роль shared_mailbox_half_sender)

Пользователь с такой ролью может отправлять письма по протоколу SMTP только в режиме «Отправить от имени».

Отправка писем по SMTP (роль shared_mailbox_sender)

Роль позволяет отправлять письма по протоколу SMTP как в режиме «Отправить от имени», так и в режиме «Отправить как».

Управление ящиком в IMAP-клиенте (роль shared_mailbox_imap_admin)

Пользователь с такой ролью имеет полный доступ на управление содержимым почтового ящика по протоколу IMAP: ему доступны чтение, разметка и удаление писем, а также управление папками. Права на отправку писем роль не дает.

Владение ящиком (роль shared_mailbox_owner)

Роль предоставляет полные права на ящик, аналогичные тем, которые есть у владельца:

• управление ящиком в IMAP-клиенте: чтение, разметка, удаление писем, управление папками;
• отправка писем по SMTP: как в режиме «Отправить от имени», так и в режиме «Отправить как».

При необходимости один сотрудник может быть назначен на несколько ролей одновременно.

Уведомления

Когда у какого-либо сотрудника появляется доступ к другому почтовому ящику, Яндекс 360 для бизнеса направляет два уведомления об этом: сотруднику, для которого настраивается доступ, а также на электронный адрес ящика, к которому предоставляется доступ.

Когда вы настраиваете доступ сотрудника к почтовому ящику через API, вы можете указать, кому необходимо отправлять письма-уведомления об изменении прав. В запросе это регулируется параметром notify, который может принимать следующие значения:

• all — сотруднику, для которого настраивается доступ, а также на электронный адрес ящика, к которому предоставляется доступ (значение по умолчанию);
• delegates — только сотруднику, для которого настраивается доступ;
• none — никому.

Как предоставить доступ

О предоставлении доступа читайте в разделах Общие ящики и Делегированные ящики.

Как помочь сотруднику настроить почтовый клиент

Сотрудник может получить доступ к другому ящику только через почтовый клиент — Microsoft Outlook, Mozilla Thundebird или Почта для macOS. Настройка этих программ описана в Справке для пользователей.