Библиотеки документов SharePoint Online

Вы можете скопировать содержимое библиотек документов из Microsoft SharePoint Online на личные Яндекс Диски пользователей Яндекс 360 для бизнеса или общие диски вашей организации.

Процесс и ограничения

Сколько библиотек можно копировать одновременно

В одном файле для миграции может быть не больше 20 000 строк. Для каждого сотрудника надо указать логин диска, откуда мигрируются данные, и логин общего или личного Яндекс Диска, куда данные должны попасть. Внутри файла логины не должны повторяться.

Если для одного логина надо скопировать несколько библиотек на Диск, делайте это в разных процессах. Такие миграции нужно запускать последовательно: копирование каждой следующей библиотеки должно начинаться после завершения предыдущей.

Куда копируются файлы

Во время миграции на Яндекс Диске пользователя создается отдельная папка. Содержимое библиотеки SharePoint копируется со всей структурой подпапок и файлов.

Как формируется имя и путь до папки

У каждой библиотеки документов есть уникальный URL. Он содержит:

• название тенанта (в примере ниже tenantname);

• семейство сайтов (в примере ниже sites);

• имя сайта (в примере ниже examplesite);

• имя подсайта, если есть (в примере ниже subsite);

• имя библиотеки документов (в примере ниже Shared%20Documents).

Из этих элементов формируется иерархия подпапок на Диске. Например, если путь до библиотеки документов имеет вид https://tenantname.sharepoint.com/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents, то на Диске будет создана структура подпапок http://disk.yandex.ru/client/disk/tenantname/sites/examplesite/subsite/Shared%20Documents.

Если вы используете библиотеку документов в корневом сайте (root), то она скопируется в папку вида http://disk.yandex.ru/client/disk/tenantname/root/root/Shared%20Documents.

Ограничения для копирования файлов

Для успешной миграции длина имени файла в библиотеке не должна превышать 255 символов. Файлы, которые не соответствуют этому условию, не будут скопированы. Перед миграцией проверьте содержимое библиотеки SharePoint на наличие таких файлов и переименуйте их.

Запуск миграции

1. Подготовьте секрет, подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников, если не сделали этого раньше.

   Примечание

   Секрет применяется ко всем запущенным миграциям. Если вы уже запустили миграцию и после этого загружаете новый секрет, то он применится к этой миграции. При этом учитываются разрешения секрета: если новый секрет имеет доступ только к файлам и у вас запущена миграция писем, она остановится.

2. Убедитесь, что у каждого пользователя Яндекс 360 для бизнеса на Диске достаточно места для миграции файлов. Проверить свободное место на Диске пользователя можно в карточке сотрудника.

3. В кабинете организации выберите Общие настройки → Миграция.

4. Выберите вариант миграции:

   • Файлы на персональных дисках, если нужно перенести файлы на личные Диски пользователей Яндекс 360 для бизнеса.

   • Файлы на общих дисках, если если нужно перенести файлы на общие диски организации.

5. Выберите, откуда хотите мигрировать файлы: нажмите Microsoft 365.

6. Загрузите файл секрета и нажмите Дальше.

7. Подготовьте CSV-файл по инструкции.

8. Нажмите Запустить миграцию.

   Сбор данных займет от нескольких минут до двух часов, затем файлы начнут появляться на Яндекс Диске. Если какие-то файлы на Яндекс Диске уже есть (например, были перенесены ранее), то сравниваются даты их последнего изменения в SharePoint Online и Яндекс Диске и более старые версии заменяются новыми.

   После завершения копирования файлы больше не синхронизируются. Если в библиотеке SharePoint после завершения копирования появились новые файлы и вы хотите перенести их на Яндекс Диск, начните новую миграцию.

По итогу миграции проверьте, что количество скопированных файлов равно количеству файлов в источнике. Если вы планируете запускать процесс несколько раз, перед каждым новым запуском сохраняйте отчет по миграции. Если при миграции появятся ошибки, вы сможете отследить, при каком именно запуске это произошло.

Где посмотреть отчет по миграции

Чтобы скачать отчет, на странице активной миграции в правом верхнем углу нажмите кнопку Детализация. В отчете отражаются логи последнего запущенного процесса миграции, в которых описана детальная информация о количестве файлов, скопированных на личный Диск, и ошибках, возникших в процессе копирования.

Что будет, если остановить миграцию

Остановятся все запущенные миграции. Всё, что скопировано на момент завершения, сохранится.

Что будет, если начать новую миграцию

Если начать новую миграцию до завершения предыдущей, то новая миграция будет идти параллельно с уже запущенным процессом для всех личных Дисков.

Решение проблем с миграцией

Подробное описание ошибок, которые возникли в результате миграции, можно посмотреть в отчете по миграции. Со способами их исправления можно ознакомиться в разделе Отчет об ошибках миграции.